Se você é gestor ou empreendedor do setor de home care sabe que um dos maiores desafios desses negócios está associado à má administração do pessoal em campo. Ou seja, ao gerenciamento inadequado das equipes de enfermagem ou multidisciplinares de trabalho, seja devido à inflexibilidade das suas escalas ou ao pagamento equivocado dos serviços.
Na prática, as empresas que ainda experienciam essa situação, geralmente, são aquelas que possuem operações manuais, dependendo integralmente de papeis ou planilhas eletrônicas para planejar e registrar as visitas dos profissionais aos quadros de atendimento ou as notas de faturamento.
Como resultado crescem também as possibilidades de extravio de documentação, perda de informação e dados cadastrais, fraudes, trocas não registradas, repasses errados para os profissionais e insatisfação, tanto do paciente quanto do trabalhador.
Neste artigo vamos te mostrar como a tecnologia pode ajudar o seu negócio de home care a superar esse cenário, implementando a automação no repasse ou relatório de produção. Continue conosco!
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Quais são os desafios de repasse de um home care analógico?
Antes de evidenciarmos quais são os potenciais da associação da tecnologia ao setor de home care, precisamos mapear os riscos que uma operação manual apresenta para o repasse de recursos aos profissionais dessas empresas.
Como sabemos, o mercado de assistência domiciliar possui algumas especificidades relevantes, dentre as quais estão inseridos os plantões contínuos e a multidisciplinariedade de equipe.
Juntos, esses elementos exigem que as empresas da área detenham uma estrutura operacional ainda mais organizada, capaz de coordenar a atuação e comunicação dos profissionais envolvidos nos serviços, garantir que todos pacientes sejam atendidos e visitados e assegurar um pagamento correto aos especialistas.
Ou seja, no home care há uma demanda por análise e adequação de dados múltiplos, diversos, além de inseridos em um cenário com alto potencial de flexibilidade – o que nem sempre é viável em uma realidade manual.
Para realizarem repasses, os negócios manuais de home care precisam seguir uma série de atividades, como: recolher todos os prontuários dos pacientes, reunir as documentações de visitação, checar as assinaturas (uma a uma) de familiares que atestam a presença do especialista no atendimento, conferir os dados e cruzá-los, para, a partir disso, executar o pagamento dos funcionários.
No cumprimento desses passos, podem ocorrer diversos problemas para além dos já relatados anteriormente (perda de informação e documentação), como:
- Fraudes – quando um funcionário comunica a empresa de home care que realizou um atendimento e que deve ser remunerado por ela, mas, na verdade, não executou o trabalho.
- Assinatura da família antes da execução – neste caso, os profissionais atuando em home care podem solicitar que a família ateste todas as visitas de um período de uma única vez, facilitando a ausência durante o período, já que o profissionais já tem a confirmação do serviço feito antes mesmo que tenham comparecido todos os dias destacado no papel.
- Família se recusa a assinar a visitação – por algum motivo externo a família se recusa a assinar o documento de visitação do funcionário que efetivamente compareceu para realizar o tratamento.
- Insatisfação dos profissionais – com a alteração de pagamento devido a erro administrativo ou de informação, os colaboradores tendem a ficar insatisfeitos com a empresa de home care, encerrando seus ciclos de trabalho, ou, até mesmo, acionando a organização judicialmente.
- Insatisfação dos familiares – da mesma forma a família pode se sentir incomodada por precisar responder aos processos de checagem de informação, decidindo eventualmente por finalizar o serviço.
- Descredenciamento de convênio – com famílias insatisfeitas e fraudes confirmadas, naturalmente o convênio buscará outro prestador para executar o atendimento aos seus beneficiários/pacientes.
Nesse contexto, a empresa de home care passa a depender constantemente de ações de retrabalho, gastando dinheiro e tempo de forma desnecessária. Por isso, qualquer pequena variação de controle que diminua a fraude, melhore a eficiência e mitigue a visita improdutiva representa lucro para os negócios.
A tecnologia é a ferramenta responsável por tornar essa realidade possível! Entenda como logo abaixo.
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Benefícios que a automação do repasse pode proporcionar ao seu home care
A automação de repasses amarra todas as etapas de serviços no home care, pois leva para a nuvem a gestão de escalas, a cobrança assertiva de convênios, o check in e a evolução do profissional nas visitas, bem como a assinatura de confirmação do atendimento pelos familiares e o pagamento de cada serviço realizado.
Assim, não é necessário recolher prontuários, nem checar quantas visitas foram feitas, nem observar se o nome do profissional indicado na documentação é o nome de quem efetivamente compareceu ao local. Isso porque todas as informações encontram-se registradas e armazenadas no software de gestão em nuvem – ferramenta com funcionalidades integradas, para que os líderes das empresas acompanhem todos os passos do negócio.
Em outras palavras, a automação permite que todos os dados sejam integrados e se comuniquem harmoniosamente, mantendo justa a relação entre “empresa x profissional”, “profissional x paciente/familiares”, “empresa x paciente” e “convênio x empresa”. Também reduz o conflito de dados, melhora a satisfação do paciente, da família e do profissional, além de minimizar o retrabalho.
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SpinCare: o software de gestão que automatiza os repasses do seu home care de forma segura e transparente!
A tecnologia proporciona escalabilidade e segurança ao seu negócio, sobretudo no quesito faturamento, pagamento de profissionais e cobrança de convênios, etc.
No SpinCare, o cliente encontra módulos específicos para gestão de finanças e faturamento, com destaque para as seguintes funcionalidades:
- Repasse – pagamento correto dos prestadores de serviços através do módulo de repasse integrado ao orçamento, plano de cuidado e aplicativo do profissional.
- Transparência e Credibilidade – gerenciamento de adiantamentos, bônus e descontos diretamente no repasse e módulo de repasse de profissionais e terceiros.
- Retorno de Convênios e Recurso de Glosas – conferência do faturamento em segundos, através da importação do XML de retorno do convênio. Identifique e faça recursos rapidamente dos itens glosados.
- Contas a Receber – mitigação de retrabalho ao permitir o aproveitamento das informações das contas particulares ou contas de convênios para criar os títulos a receber automaticamente, gerenciamento automático dos títulos a receber, atrasados, baixados integral ou parciais.
- Contas a Pagar – aproveitamento das informações das notas fiscais digitadas na farmácia e das informações do módulo de repasse de profissionais e terceiros e alimentação automática do módulo de fluxo de caixa.
- Importação Extrato Bancário – importação e conciliação do extrato bancário diretamente no sistema.
- Conciliação Bancária – conciliação de todos os valores pagos e recebidos nas suas contas bancárias.
- Fluxo de Caixa – possibilidade de administração do fluxo de caixa de empresa de qualquer lugar e pagamento de contas sem multas ou juros.
- Indicadores e Relatórios – dados para decisões mais assertivas com números confiáveis.
- Faturamento Particular – automação do processo de faturamento da conta particular complementar para os itens que o convênio não cobre.
- Faturamento Convênios – valores de cobrança atualizados automaticamente através da importação das tabelas próprias dos convênios ou ainda das tabelas eletrônicas de mercado como Simpro e Brasíndice além da emissão das contas no padrão TISS e envio do XML para convênios credenciados;
- Pacientes Judicializados – Alerta em diversos lugares do sistema quando o paciente for internado por ordem judicial.
- Alertas de Prorrogações – identificação dos tempos vigentes das autorizações no painel do paciente.
- Gestão de Pacotes – regras de pacotes fáceis de cadastrar e usar, evitando prejuízos ao realizar itens que estão fora do pacote contratado.
- Regras por Plano – cobranças usando as regras de convênio por plano de convênio.
- Regras de desconto e Margem – cadastro de alçadas para desconto nos orçamentos.
- Indicadores e Relatórios – dados para decisões mais assertivas com números confiáveis.
Enfrente os desafios da rotina do home care através da tecnologia! O SpinCare é o software de gestão que hoje é referência do mercado de saúde domiciliar, com integrações de ponta a ponta e recursos realmente necessários ao seu negócio.
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